【導入事例】小規模オリジナルシステム開発・導入で大幅なコスト削減と業務効率化を実現

株式会社アクションパワー様
業種：清掃業
利用規模：50人
企業HP：https://action-power.net

導入前の課題

システム導入前の管理方法：既存のクラウドシステムとExcelで管理

・清掃実績や現場への補充備品の経費は、作業スタッフがグループウェアに手入力していたため、時間がかかっていた。また手入力の為、スタッフ毎に表記方法が違うという問題が起きている。
・作業スタッフは、日々購入する補充備品のレシートを、都度LINEで管理部門に送信。管理部門は、毎月数百枚に及ぶレシートをLINEよりダウンロードしリネームしてフォルダに分け保存。グループウェアの報告とチェックするのに膨大な時間がかかる。
・管理部門は、作業スタッフが手入力した情報を、Excelシートにコピペをしてデータ集計しているので、時間がかかる。
・グループウェアはカスタマイズや細かい設定ができないため、訪問回数のカウントができない、データの集計ができないなど現場スタッフが日々入力している内容がうまく活用できない。
・毎月、膨大な量の訪問回数のカウントや経費の計算を手動で行い、クラウドシステムと合っているか確認後、Excelに入力するので、時間がかかる、ミスが起こる。
・データ集計や清掃回数のチェックなどの作業が月末月初に集中するため1週間はかかり切りとなり、その他の仕事に手が回らない。

システム構築のポイント

開発したシステム【清掃回数・経費管理システム】

・今まで現場スタッフが手入力していた詳細を選択できるようにした

・補充備品の経費登録画面に、写真をアップロードできるようにし、同一画面で金額とレシートをチェックできるようにした

・今までコピペで作成していた、経費や訪問回数のExcelシートをボタンひとつで出力できるようにした

導入後の成果

・今まで現場スタッフが手入力していた情報を選択できるようにしたことで、作業スタッフのグループウェアへの手入力の時間を削減。報告業務時間が大幅に削減された。また、スタッフ毎の表記方法の違いがなくなったことにより、管理部門の業務効率化につながった。

・補充備品の経費登録画面に、写真をアップロードできるようにしたので、レシートダウンロードやリネーム作業が0に。チェックも同一画面で完了するので大幅な時間短縮につながった。

・作業スタッフが入力した内容がそのまま集計データが自動で作成されるため、コピペや集計作業の時間が0に。大幅な時間短縮につながり、ミスも起こらなくなった。

・グループウェアの月額利用料が必要なくなったので大幅にコスト削減することができた。

・月末月初に集中していた作業が、大幅に削減されたことにより、その他の仕事にも手が回るようになった。

インタビュー

今回のオリジナルシステムの導入について、株式会社アクションパワーの櫻井社長にお話を伺いました。インタビュアー：株式会社R&Dソフトウエア　布引（以下RD）

RD：今回、オリジナルシステムを導入しようと思った経緯を教えてください。

櫻井社長：事務は手作業が多く、さらに月末月初は経理作業が集中するため、とても忙しい状況でした。
そのため、どうしてもミスも起こりやすくなっており、日ごろから業務改善や効率化ができないかと考えていました。
そんな時、R&Dソフトウエアさんとお話する機会があり、何気なくそのことを話すと、「システムを導入すれば解決するよ。」とご提案いただいたことがきっかけです。

RD：導入までの流れを教えてください。

櫻井社長：まずは業務のヒアリングをし、実際に使用しているExcelデータや帳票などを見ていただきました。
業務内容をしっかりと聞いていただき、Excelデータや帳票を見て「これってどういう事ですか？」などと質問してくれたりして、こちらの業務を隅々まで理解しようとしてくれる姿勢が感じられて、とても安心しました。

また、全体的な業務の流れを話していて、自分の中でも改めて業務の洗い出しができましたね。
あれ？なんか無駄なことやってないか。とか、このルール必要かな？とか、見えてくることがたくさんあり、そういった面でもとてもよかったと思います。

RD：オリジナルシステムを導入した感想をお聞かせください。コスト面はどうですか？

櫻井社長：こんなことまで自動でできるんだ！と驚きの連続でした。
一度の出費は大きいですが、今回は補助金を利用することができたのでとても助かりましたね。
また、毎月かかっていたグループウェアの月額利用料が、保守料のみとなり大幅にコスト削減することができました。

RD：業務効率化を実感することはできましたか？

櫻井社長：事務員さんが今までやっていた管理表の作成が自動でできるようになり、作業はチェックのみになりました。
時間に余裕ができたので、手が回らなかった見積書の作成やスケジュール管理などもやってもらうことができ、私自身も時間い余裕ができ営業機会が増えました。

RD：最後に一言お願いします。

櫻井社長：当たり前のように手動でやっていたことでも、実はシステム化できるということが驚くほどたくさんありました。
今までは、手作業なので気を付けいてもミスが起こるのは仕方がないことなので、2重チェックなどで対応していましたが、システム化することでミスが起こる可能性も大幅に少なくなりました。それでも人がチェックしなくてはならない部分もありますが、こんなに業務効率化を図ることができるのかと驚いています。
本当にありがとうございました。

RD：櫻井社長ありがとうございました。